क्या कम बैठकें चुप छोड़ने को उलट सकती हैं? शोध कहता है 'हां'

नौकरी बदलने पर विचार कर रहे कर्मचारियों के लिए "शून्य बैठकें" की मांग एक सौदेबाजी चिप बन गई है, a . के अनुसार नए अध्ययन सॉफ्टवेयर फर्म Otter.ai और शेर्लोट में उत्तरी कैरोलिना विश्वविद्यालय से। प्रतिभागियों ने अपने कैलेंडर पर बहुत अधिक बैठकें होने की सूचना दी, जिससे वे "नाराज" और "निराश" महसूस करते हैं।

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आंतरिक बैठकें एक दशक से अधिक समय से एक कांटेदार क्षेत्र रही हैं, लेकिन सामूहिक इस्तीफे के बीच कर्मचारियों द्वारा किए गए उत्तोलन से नेताओं को अपने संगठन के इस पहलू की फिर से जांच करने के लिए प्रेरित होना चाहिए। कई पुस्तकों के साथ एक कार्यस्थल विशेषज्ञ के रूप में और a टेड बात सरलीकरण पर, "शून्य बैठकें" वर्षों से मेरी रैली का रोना है।

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शोध की प्रक्रिया के माध्यम से क्यों साधारण जीत, मैंने पाया कि कार्यस्थल की जटिलता दो स्रोतों से उत्पन्न हुई है: स्वयं संगठन और व्यक्तिगत कर्मचारी। संगठनात्मक जटिलता उद्योग के नियमों के साथ-साथ आपकी कंपनी में कुछ सार्थक करने के लिए आवश्यक लोगों, कदमों, निर्णयों और डेटा बिंदुओं की संख्या से संबंधित है। उदाहरण के लिए, आपकी भर्ती प्रक्रिया में स्वीकृतियों की संख्या या यूके या दक्षिण कोरिया में उपभोक्ता डेटा के प्रबंधन के लिए अनुपालन आवश्यकताएं।

दूसरी ओर, व्यक्तिगत जटिलता, एक व्यक्ति या एक संगठन द्वारा बनाई गई लालफीताशाही को संदर्भित करती है। एक वास्तविक दुनिया का उदाहरण यह है कि वीपी जो पांच घंटे की साप्ताहिक बैठक करता है या 200 से अधिक स्लाइड वाले पावरपॉइंट के लिए एक विशेष आदत के साथ व्यावसायिक इकाई रखता है।

आपकी अपनी कंपनी में, बैठकें संगठनात्मक संस्कृति के साथ-साथ उन व्यक्तियों से प्रभावित होती हैं जो उनका नेतृत्व करते हैं और उनमें भाग लेते हैं। जिन बैठकों में आप नेतृत्व करते हैं या उनमें भाग लेते हैं, उनमें जटिलता को जड़ से खत्म करने के लिए, निम्नलिखित छह कथनों का उत्तर "लगातार," "कभी-कभी," "शायद ही कभी" या "कभी नहीं" के साथ दें।

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1. मैं हर हफ्ते अपना 20% या उससे कम समय अनुत्पादक मीटिंग्स/कॉल्स में बिताता हूं।

2. मैं सरलीकरण को ध्यान में रखते हुए अपनी टीम को संचालित/प्रोत्साहित करता/करती हूं।

3. जिन बैठकों का मैं नेतृत्व करता हूं, वे समय पर शुरू और समाप्त होती हैं।

4. मेरे संगठन में बैठकों का एक स्पष्ट उद्देश्य और एजेंडा होता है।

5. जिन बैठकों में मैं शामिल होता हूं, उनमें केवल आवश्यक लोगों को ही आमंत्रित किया जाता है।

6. मैं बैठक के निमंत्रण को अस्वीकार करने या किसी और को उपस्थिति सौंपने में सहज महसूस करता हूं।

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प्रत्येक उत्तर के लिए निम्नलिखित स्कोरकार्ड का उपयोग करके अपने कुल योग की गणना करें:

लगातार = 0

· कभी-कभी = 1 अंक

दुर्लभ = 2 अंक

· कभी नहीं = 3 अंक

अगर आपने हिसाब लगाया 1 4 अंक के लिए, अपने संगठन में बैठकों को आसान बनाने के अवसरों की तलाश करें। अभी, आपके दिन-प्रतिदिन का यह पहलू कार्यात्मक है लेकिन कम से कम एक "कभी नहीं" या "दुर्लभ" उत्तर जटिलता पैदा कर रहा है। व्यवसाय के अन्य पहलुओं में संदूषण से बचने के लिए उस क्षेत्र और पाठ्यक्रम की अभी जांच करें।

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यदि आपका कुल . है 5 9 अंक के लिए, आपके संगठन की बैठकें जटिलता के लक्षण प्रदर्शित कर रही हैं और यदि अनियंत्रित छोड़ दिया जाता है, तो संभवतः संचालन के अन्य पहलुओं में फैल जाएगी। यह निर्धारित करने के लिए कि कौन सी बैठकें मूल्यवान हैं - और जिन्हें आग की झील में फेंक दिया जाना चाहिए, तुरंत एक मीटिंग ऑडिट करने पर विचार करें।

अगर आपने रन बनाए 10 14 अंक के लिए, बैठकें जटिलता का एक प्रमुख स्रोत हैं। हो सकता है कि समस्या आपके संगठन से आगे निकल जाए और पूरी कंपनी तक फैल जाए. स्टेटस मीटिंग्स और मंथन सत्रों से लेकर योजना और निर्णय लेने तक सब कुछ प्रभावित करने वाली जटिलता के साथ, आपकी कंपनी संभवतः कई मोर्चों पर पहले गियर में फंस गई है।

अंत में, यदि आपने के योग की गणना की है 15 या अधिक, बैठकें जटिलता के खतरनाक स्तर पर पहुंच गई हैं। भले ही कंपनी के संसाधनों को खतरनाक गति से बर्बाद किया जा रहा है, कर्मचारियों ने यथास्थिति को स्वीकार कर लिया है। लोगों को चुपचाप छोड़ने की मानसिकता से इस्तीफा दे दिया गया है या वे सक्रिय रूप से परिवर्तन के एजेंटों को तोड़फोड़ करने की कोशिश कर रहे हैं। किसी भी तरह से, आपकी बैठकों की स्थिति पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

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अब, छह कथनों और निदान को अपनी टीमों के साथ साझा करें और उनसे संभावित कारणों को उत्पन्न करने के लिए कहें कि क्यों जटिलता ने बैठकों को हाईजैक कर लिया है - और सरलीकरण के लिए विचार प्रस्तुत करें। कारणों और समाधानों दोनों पर चर्चा करने के लिए एक सत्र निर्धारित करें, जिसे एक व्हाइटबोर्ड पर कैप्चर किया जाना चाहिए।

समाधान की व्यवहार्यता पर बहस करने के बाद, एक वोट लें, जिस पर तीन को तुरंत लागू किया जाए - और इसे करें। समाधानों के उदाहरणों में "बैठकों को आठ या उससे कम उपस्थित लोगों तक सीमित करना" या "हर मीटिंग आमंत्रण में एक एजेंडा शामिल होना चाहिए" और "बैठक-मुक्त शुक्रवार के लिए प्रतिबद्ध" शामिल हो सकते हैं। हमेशा की तरह व्यवसाय में वापसी को रोकने के लिए, इन अपेक्षाओं के साथ एक मीटिंग मंत्र बनाने पर विचार करें और इसे पूरी कंपनी में साझा करें।

यदि आपको बड़े व्यवसाय के लिए इस नए दृष्टिकोण को मान्य करने की आवश्यकता है, तो एक अनुस्मारक शामिल करें कि बैठकें महंगी हैं। अनावश्यक बैठकों को कम करने या समाप्त करने से न केवल कर्मचारी मनोबल में सुधार होगा और प्रतिधारण को बढ़ावा मिलेगा, यह भी संगठनों को लागत में भारी कटौती करने में मदद करता है. 100 कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए, बचत लगभग $2.5M प्रति वर्ष है और 5000 की कंपनियों के लिए, यह आंकड़ा बढ़कर $100M से अधिक हो जाता है।

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यह जांचना कि आपके संगठन में बैठकें कैसे आयोजित की जाती हैं - और उनकी उपयोगिता को समाप्त करने से - कर्मचारियों को बनाए रखने और व्यवसाय को उच्च उत्पादकता की ओर ले जाने में मदद मिल सकती है। स्पष्ट उद्देश्य, निर्णयकर्ता या एजेंडा के बिना किसी भी बैठक को अस्वीकार करने के लिए अपनी टीम को प्रोत्साहित करें और इस क्षेत्र में लगातार साहस का प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों को पुरस्कृत करें। नई बैठकों पर सवाल उठाना जारी रखें और वर्तमान बैठकों को सुव्यवस्थित करें और आप चुपचाप छोड़ने से दूर और काम करने के एक स्मार्ट, सरल तरीके की ओर एक बदलाव देखेंगे।