प्रभावी संचार टोन (आश्चर्य!) के लिए सबसे अधिक मायने रखता है: प्रभावशीलता के लिए 5 रणनीतियाँ

आप जानते हैं कि संचार आपकी विश्वसनीयता और प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण है, लेकिन पिछले कुछ वर्षों में इतनी सारी चीजों की तरह, इसका महत्व बढ़ गया है और इसकी प्रकृति बदल गई है। हाइब्रिड और दूरस्थ कार्य के साथ, दूरी नए तरीकों से संवाद करने की आवश्यकता पैदा करती है और लेखन और अतुल्यकालिक दृष्टिकोणों पर अधिक जोर देती है।

दिलचस्प है, संचार मानसिक स्वास्थ्य में योगदान देता है, समावेशिता, आत्मविश्वास, प्रतिधारण और संस्कृति। और संचार का एक तत्व अलग दिखता है: स्वर। आपका संदेश कैसे तैयार किया गया है और इसे प्राप्तकर्ताओं द्वारा कैसे माना जाता है, यह आपकी और उनकी सफलता में अंतर ला सकता है।

संचार दूरी कम कर देता है

करने के नए अवसर कार्यालय से दूर काम करो, दूरस्थ स्थानों से और दूर से संचार के प्रभावों पर प्रकाश डाला है। नए आंकड़ों के मुताबिक व्याकरण और हैरिस पोल, 82% ज्ञान कार्यकर्ताओं का कहना है कि दूरस्थ रूप से काम करने से एक बेहतर संचारक बनने की आवश्यकता बढ़ जाती है।

इसके अलावा, लोग सहकर्मियों के साथ जुड़े रहने के लिए संघर्ष कर रहे हैं और 45% कर्मचारियों का कहना है कि हाइब्रिड वर्किंग के आधार पर उनके व्यक्तिगत कनेक्शन प्रभावित हुए हैं। यह अनुभव पीढ़ी दर पीढ़ी बदलता रहता है, 59% जेन जेड, 48% मिलेनियल्स, 45% जेन एक्स और 28% बेबी बूमर्स यही कहते हैं।

पूरी तरह से 62% श्रमिकों का कहना है कि विविधता और समावेशन को बढ़ावा देने के लिए बेहतर संचार कौशल आवश्यक हैं। यह 75% श्रमिकों के लिए विशेष रूप से सच है जो न्यूरोडाइवर्जेंट के रूप में पहचान करते हैं - जो रिपोर्ट करते हैं कि अप्रभावी संचार शामिल करने में बाधा है, जबकि केवल 64% विक्षिप्त उत्तरदाता सहमत हैं। और जिन लोगों के लिए अंग्रेजी एक दूसरी भाषा (ईएसएल) है, उनमें से 77% रिपोर्ट करते हैं कि अप्रभावी संचार उन 68% लोगों की तुलना में एक बाधा है जिनके लिए अंग्रेजी उनकी प्राथमिक भाषा है।

लेकिन अच्छा संचार 52% श्रमिकों के साथ एक सकारात्मक कार्य अनुभव भी बनाता है, जो कहते हैं कि अतुल्यकालिक संचार उनके काम को अधिक लचीला बनाता है, 42% रिपोर्टिंग वे अधिक उत्पादक हैं और 34% कहते हैं कि वे समावेश की अधिक भावना महसूस करते हैं। इसके अलावा, प्रभावी संचार को 56% उत्तरदाताओं के लिए काम से बढ़ी हुई संतुष्टि और 54% के लिए सहयोगियों के साथ बेहतर संबंधों के कारण के रूप में देखा जाता है।

स्वर और आत्मविश्वास

प्रभावी संचार में कई कारक हैं - सामग्री और टोन से लेकर सहानुभूति, मोड और प्लेटफ़ॉर्म तक - लेकिन टोन विशेष रूप से महत्वपूर्ण लगता है। वास्तव में, 53% ज्ञान कार्यकर्ता कहते हैं कि संचार की सामग्री की तुलना में टोन अधिक महत्वपूर्ण है। लेकिन 71% को दूसरों को ठेस पहुंचाने से बचने के लिए सही शब्दों का चयन करने में कठिनाई होती है और 56% अपने संचार के लिए सही स्वर खोजने के बारे में अनिश्चित महसूस करते हैं।

लोग एक साथ कितनी अच्छी तरह काम करते हैं, इस पर टोन का महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। यदि संचार का स्वर सकारात्मक है,

• 62% अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया देते हैं
• 57% भविष्य के अनुरोधों के प्रति अधिक उत्तरदायी हैं
• 48% चिंता का समाधान करते हैं या उच्च गुणवत्ता पर काम करते हैं
• और 59% प्रेषक को अधिक सकारात्मक रूप से देखते हैं

उनके लिए जो यूएस के भीतर विभिन्न कार्यालयों में हैं, या यूएस के बाहर विभिन्न कार्यालयों में हैं या जो पूरी तरह से दूरस्थ हैं, इनमें से प्रत्येक प्रतिशत 3% और 11% के बीच बढ़ता है।

सही टोन बनाना

सही स्वर ढूँढना एक नाजुक प्रक्रिया है और संचार के विभिन्न तत्वों का एक अच्छा मिश्रण है। यहां संतुलन को ठीक करने का तरीका बताया गया है।

# 1 - बिजनेस लाइक लेकिन फ्रेंडली बनें

सही स्वर खोजने के पहले तरीकों में से एक व्यवसाय-जैसा होना है, लेकिन मित्रवत भी है। आपको अपनी संस्कृति और अपनी भूमिका के लिए इस दृष्टिकोण को सुधारने की आवश्यकता होगी, लेकिन सामान्य तौर पर, लोग आपकी सामग्री में गोते लगाने के बजाय अभिवादन की सराहना करते हैं। और एक टिप्पणी जैसे "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं" या ए मौसम या मौसम की संक्षिप्त पावती व्यापार विनिमय के लिए एक सकारात्मक रनवे प्रदान कर सकता है।

आप संक्षिप्त होना चाहते हैं, और विशेष रूप से किसी विषय को खोलने वाले पहले संदेश में इन युक्तियों का उपयोग करें। लेकिन तब आप बहुत औपचारिक हुए बिना व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित करना चाहेंगे। अपने सर्वोत्तम संचार की तुलना एक व्यावसायिक आकस्मिक अलमारी से करें जिसमें आप अपने स्वेटपैंट में नहीं दिख रहे हैं, लेकिन न ही आप थ्री-पीस सूट में हैं। आप उन परिणामों पर केंद्रित हैं जिन्हें आपको प्राप्त करने की आवश्यकता है लेकिन एक सकारात्मक आवाज के साथ।

#2 - आत्मविश्वासी बनें लेकिन अहंकारी नहीं

अपने संचार में, जब आप विनम्रता के साथ आत्मविश्वास को संतुलित करते हैं तो आप सबसे अधिक प्रभावी होंगे। स्पष्ट रहें और एक दृष्टिकोण रखें, लेकिन उचित होने पर इनपुट के लिए भी पूछें। अपने लहज़े से, प्रेषक को बताएं कि आपके पास अपने दृष्टिकोण हैं, लेकिन यह जानते हुए कि आपके पास सभी उत्तर नहीं हैं, उनके दृष्टिकोण को भी महत्व देते हैं।

#3 - संक्षिप्त रहें लेकिन रूखे नहीं

आप अपने व्यावसायिक संचार में मुद्दे पर पहुंचना चाहेंगे, लेकिन संक्षिप्त या क्रूर होने से बचें। संदर्भ प्रदान करें और यह न मानें कि लोग आपके संचार की पृष्ठभूमि को जानते हैं—जब तक कि आप सुनिश्चित न हों कि वे जानते हैं। भेजने से पहले अपना संचार संपादित करें ताकि आप पाठक को अभिभूत किए बिना पर्याप्त विवरण प्रदान कर सकें।

आप जो मांग रहे हैं उसके बारे में भी स्पष्ट रहें। अपनी विज्ञप्ति में शुरुआती बिंदु पर पहुंचने पर विचार करें और फिर संदेश के बाद वाले हिस्से में अधिक विवरण या पृष्ठभूमि प्रदान करें।

कभी-कभी आप जो शामिल नहीं करते हैं वह उतना ही महत्वपूर्ण होता है जितना आप करते हैं—इसलिए आप जो कहते हैं उसके बारे में चयनात्मक रहें और सामग्री के सबसे महत्वपूर्ण तत्वों को शामिल करें। इसके अलावा, लिखित शब्द का अति प्रयोग न करें। यदि एक लिखित पत्र को पढ़ने में पाँच मिनट से अधिक समय लगेगा, इसमें पाँच से अधिक बिंदु शामिल होंगे या पाँच से अधिक वॉली की आवश्यकता होगी, तो यह संभवतः एक त्वरित कॉल या मौखिक आदान-प्रदान के रूप में बेहतर है।

# 4 - सम्मोहक बनें लेकिन भावनात्मक नहीं

जब आप किसी विषय के बारे में जुनूनी महसूस करते हैं या यदि आप क्रोधित या निराश हैं, तो अपनी प्रतिक्रिया के बारे में विशेष रूप से सावधान रहें। स्थिति सही होने पर आप किसी चीज़ के लिए मामला बनाने के लिए मजबूर होना चाहेंगे, लेकिन रक्षात्मक, भावनात्मक या क्रोधित होने से बचें आपके स्वर में। यदि आप विशेष रूप से आवेशित महसूस कर रहे हैं, तो आप अपना नोट लॉन्च करने से पहले कुछ घंटे प्रतीक्षा करने या उस पर सोने से पहले विचार कर सकते हैं।

# 5 - प्रामाणिक बनें लेकिन असावधान नहीं

सबसे बढ़कर, आप अपने संचार में स्वयं बने रहना चाहेंगे—साथ ही आप इस बात पर भी ध्यान देंगे कि आपके संचार के प्राप्तकर्ता(ओं) पर सबसे अधिक क्या प्रभाव पड़ेगा। किसी बहुत अधिक डेटा-संचालित व्यक्ति के लिए, आप साक्ष्य प्रस्तुत करना चाहेंगे, या किसी अधिक संवेदनशील व्यक्ति के लिए आप वार्म-अप लाइन पर एक अतिरिक्त वाक्य खर्च कर सकते हैं। लेकिन ओवरबोर्ड मत जाओ, और करो सुनिश्चित करें कि आप प्रामाणिक हैं. इस बात पर विचार करें कि आपका संचार कैसे प्राप्त होगा और प्राप्तकर्ता कैसे जानकारी सुनना और सर्वोत्तम समझना पसंद करता है।

कमाल हो गया

महान बातचीत संबंध बना सकते हैं और अपनी विश्वसनीयता बढ़ाएँ, लेकिन आपको बहुत सी बाधाओं का सामना करना पड़ता है। आप एक ऐसे शब्द का उपयोग करते हैं जिसकी कोई और नकारात्मक व्याख्या करता है। आप एक स्वर का इरादा रखते हैं जिसे प्राप्तकर्ता गलत पढ़ता है। आप अपनी प्रतिक्रिया में देरी करते हैं, और आपका सहयोगी गलत धारणा बनाता है कि आपने ऐसा क्यों किया है। और लिखित संचार के साथ, आपके पास उन सभी सुरागों और संकेतों का अभाव है जो अशाब्दिक हैं। यह थोड़ा सा चमत्कार है कि जब आप बाधाओं पर विचार करते हैं तो हम संवाद करने में सक्षम होते हैं।

लेकिन जानबूझकर मदद करता है। जब आप अच्छी तरह से संवाद करने के लिए अपना समय लेते हैं, तो अपने दर्शकों पर विचार करें और दोबारा पढ़ें और संपादित करें, आप लाभ उठाएंगे।

इसके अलावा, जब आप संचार के प्राप्तकर्ता होते हैं, तो आप प्रेषक को संदेह का लाभ भी दे सकते हैं—बाधाओं को जानते हुए, आप शाब्दिक शब्दों से परे देख सकते हैं और सकारात्मक इरादों को सुन सकते हैं।

आशय प्रभाव के समान नहीं है

आपने सुना है कि आशय समान प्रभाव नहीं डालता है और यह विशेष रूप से लिखित संचार, अतुल्यकालिक संचार और दूरस्थ संचार के साथ सच है। लेकिन यह प्रयास करने लायक है ताकि आप रिश्ते बना सकें, अपनी विश्वसनीयता विकसित कर सकें और अपने काम में शानदार ढंग से सफल हो सकें।