एक वीडीआर - वर्चुअल डेटा रूम - व्यापार मालिकों के लिए एक नया उपकरण नहीं है, और एक का उपयोग करने के लाभ निश्चित रूप से सौदागरों के लिए नए नहीं हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि वर्चुअल डेटा रूम लागत और प्रयासों को बचाते हुए हर व्यावसायिक सौदे को सुचारू रूप से चलाने और कंपनी के हितों को बढ़ावा देने में सक्षम बनाता है।
एक वर्चुअल डेटा रूम - जिसे इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम भी कहा जाता है - आपकी कंपनी के व्यवसाय संचालन को बढ़ावा देने का सबसे अच्छा तरीका है। डेटा रूम लागत कम करने, दस्तावेजों और डेटा को व्यवस्थित करने और कर्मचारियों और ग्राहकों के साथ बातचीत को कारगर बनाने में मदद करते हैं।
डाटा रूम सॉफ्टवेयर एक कुशल उपकरण है जो कई पार्टियों को एक एन्क्रिप्टेड और सुरक्षित वेब कनेक्शन के माध्यम से व्यापार सौदे के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने की अनुमति देता है। यह लेन-देन के काम के लिए एक आदर्श विकल्प है क्योंकि आप जानकारी साझा कर सकते हैं और यह नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन दस्तावेज़ों तक पहुंच, प्रिंट या संपादित कर सकता है।
यह डेटा रूम और सुरक्षा के संदर्भ में उनके कई लाभों का संक्षिप्त परिचय है। इसके अलावा, हम यह पता लगाएंगे कि डेटा रूम्स को और कौन से फायदे और सुविधाएँ प्रदान करनी हैं।
वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करने के लाभ
जैसा कि ऊपर कहा गया है, डेटा रूम सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के बहुत सारे लाभ हैं और यही कारण है कि कई व्यवसायों द्वारा इसका उपयोग गोपनीय जानकारी और समझौतों को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है।
ऑनलाइन डेटा रूम सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के कुछ लाभों में निम्नलिखित शामिल हैं।
यह आपको अधिक कुशलता से काम करने में सक्षम बनाता है
आपके व्यावसायिक सौदों के लिए डेटा रूम सेवाओं का उपयोग करने का एक महत्वपूर्ण लाभ यह है कि वे आपके कार्यभार को कम करते हैं, जिससे आप अधिक कुशलता से काम कर पाते हैं। वर्चुअल डेटा रूम के साथ, आप बहुत कुछ हासिल करने में सक्षम होंगे जो आपके कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के लिए फायदेमंद होगा।
- अंतर्निर्मित खोज। एक वर्चुअल डेटा रूम में एक सुविधा होती है अंतर्निर्मित खोज कार्य करता है ताकि फ़ाइल की तलाश करने वाला कोई भी व्यक्ति इसे आसानी से खोज सके, बशर्ते कि वे जो खोज रहे हैं उसका नाम जानते हों। इस तरह, फाइलों को खोजने में लगने वाला समय कम हो जाता है।
- रीयल-टाइम सूचनाएं। डेटा रूम सॉफ़्टवेयर तक पहुंच रखने वाले किसी भी व्यक्ति को हमेशा अप-टू-डेट रखा जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि ऑनलाइन डेटा रूम सॉफ़्टवेयर में कोई नया दस्तावेज़ जोड़ा जाता है, तो उन्हें इसके माध्यम से सूचित किया जाएगा ईमेल अलर्ट।
- हिसाब सूचि। जैसा कि ऊपर कहा गया है, आपके पास नियंत्रण होगा और यह ट्रैक करने में सक्षम होंगे कि वर्चुअल डेटा रूम में दस्तावेज़ों के साथ कौन जुड़ा है या किसने देखा है। यह सुरक्षा उल्लंघनों को रोकने और आपको हर समय अपडेट रखने में मदद करेगा।
- प्रश्नोत्तर खंड। एक इलेक्ट्रॉनिक डाटा रूम में क्यू एंड ए सिस्टम है जो कर्मचारियों और ग्राहकों को संवाद करने में सक्षम बनाता है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि सभी संचार एन्क्रिप्ट किए गए हैं और एक ही स्थान पर रिकॉर्ड किए गए हैं।
यह दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और वितरित करना आसान बनाता है
वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करने का एक अन्य लाभ दस्तावेज़ों को आसानी से व्यवस्थित और वितरित करना है। आधुनिक डेटा रूम सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते समय, सभी दस्तावेज़ों को व्यवस्थित किया जाएगा एक पदानुक्रमित संरचना ताकि आप उन्हें आसानी से एक्सेस कर सकें।
साथ ही, आधुनिक वर्चुअल डेटा रूम प्रदाता प्रदान करते हैं a फाइलों और दस्तावेजों का स्पष्ट दृश्य जिसे कोई भी बाहरी या आंतरिक उपयोगकर्ता जांच कर सकता है। डेटा रूम सॉफ़्टवेयर आपको यह भी बताएगा कि इस फ़ाइल को कब देखा गया था - आप जानकारी के प्रत्येक भाग तक पहुँचने में सक्षम होंगे।
उपयोगकर्ता सक्षम होंगे फ़ाइलों और फ़ोल्डरों पर नोट्स और कीवर्ड जोड़ें. अंत में, वीडीआर में क्या हो रहा है यह जानने के लिए आपको लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं है। आपको हमेशा मिलेगा ईमेल अलर्ट के माध्यम से अनुसूचित रिपोर्ट।
वर्चुअल डेटा रूम सुरक्षा में सुधार करते हैं
व्यवसाय के मालिक सबसे अच्छे वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं की तलाश करने के प्रमुख कारणों में से एक है क्योंकि वे सुरक्षा प्रदान करते हैं। वर्चुअल डेटा रूम उपयोगकर्ताओं को उनकी गोपनीय जानकारी पर अधिक नियंत्रण प्रदान करते हैं, इसलिए फाइलों के लीक होने, दुरुपयोग या कॉपी होने की समस्या नहीं होती है।
- दानेदार पहुँच अनुमतियाँ। आप यह प्रतिबंधित करने में सक्षम होंगे कि प्रत्येक पार्टी प्रत्येक फ़ाइल के साथ क्या कर सकती है - आप यह चुनने में सक्षम होंगे कि कौन फ़ाइलें प्रिंट कर सकता है, उन्हें एक्सेस कर सकता है, आदि।
- दस्तावेज़ पहुँच पुनर्प्राप्ति। आप अपने वीडीआर में प्रत्येक उपयोगकर्ता द्वारा किए गए कार्यों को रिकॉर्ड और ट्रैक करने में सक्षम होंगे और दस्तावेज़ पहुंच को रद्द कर सकेंगे (उपयोगकर्ता द्वारा दस्तावेज़ खोले जाने के बाद भी आप ऐसा करने में सक्षम होंगे)।
- डिजिटल वॉटरमार्क। आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे वर्चुअल डेटा रूम के आधार पर, आप जोड़ सकेंगे व्यक्तिगत वॉटरमार्क फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने की समस्याओं को रोकने में सहायता के लिए आपके दस्तावेज़ों में।
यदि आप प्रत्येक वर्चुअल डेटा रूम द्वारा प्रदान की जाने वाली सुरक्षा सुविधाओं के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो आप कर सकते हैं अधिक जानने के लिए को यहाँ से डाउनलोड कर सकते हैं।
आपको अपनी कंपनी के लिए VDR पर विचार क्यों करना चाहिए
आपकी कंपनी और व्यावसायिक सौदों के लिए वर्चुअल डेटा रूम पर विचार करने के कई कारण हैं; कुछ नीचे सूचीबद्ध हैं।
- आपके व्यावसायिक सौदों के लिए VDR का उपयोग करने से मदद मिलेगी आत्मविश्वास जगाओ वी वी, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।
- सर्वोत्तम वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं का उपयोग करने में मदद मिलेगी लागत घटाएं. आपको बहुत सी चीजों पर खर्च करने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि आप उन्हें वीडीआर के माध्यम से आसानी से प्राप्त कर सकते हैं। यह आपको संभालने के लिए आवश्यक कागजी कार्रवाई की मात्रा को कम करता है।
- एक वर्चुअल डेटा रूम आमतौर पर होता है आसानी से अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत, यह एक और कारण है कि क्यों यह एक अच्छा विकल्प है, विशेष रूप से गोपनीय जानकारी से निपटने वाली कंपनियों के लिए।
- VDR एक उपभोक्ता-अनुकूल तकनीक है जो आपको इसकी अनुमति देगी अनेक कार्य करना जैसे आपके डेटा की सुरक्षा करना, दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना, दस्तावेज़ों का संस्करण बनाना और अति संवेदनशील और गोपनीय डेटा तक हर कर्मचारी की पहुँच को प्रबंधित करना।
डेटा रूम सॉफ़्टवेयर चुनते समय किन बातों का ध्यान रखें
कई डेटा रूम विक्रेता हैं, और सर्वश्रेष्ठ डेटा रूम प्रदाता चुनना थोड़ा मुश्किल हो सकता है क्योंकि आप अपने व्यावसायिक सौदे के लिए सर्वश्रेष्ठ चाहते हैं। जब आप वर्चुअल डेटा रूम की तुलना करते हैं, तो आपको दो प्रमुख बातों पर विचार करना होगा:
- सुरक्षा: क्या VDR आपके डेटा की सुरक्षा के लिए पर्याप्त सुरक्षा प्रदान करता है?
- आपकी उम्मीदें: क्या वीडीआर में आपकी ज़रूरतों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सुविधाएं हैं?
एक बार जब आप उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर देने में सक्षम हो जाते हैं, तो आप निश्चित रूप से सर्वश्रेष्ठ डेटा रूम प्रदाता पाएंगे और ऊपर सूचीबद्ध सभी सुविधाओं का आनंद उठा पाएंगे।
निष्कर्ष
ऊपर बताए गए हर लाभ के साथ, इसमें कोई संदेह नहीं है कि एक वर्चुअल डेटा रूम व्यावसायिक सौदों को संभालने का सबसे प्रभावी तरीका है, खासकर इस डिजिटल युग में। हम आशा करते हैं कि अब आप VDR के उपयोग के लाभों के बारे में सब कुछ जान गए हैं और यह आपकी कंपनी के लिए क्यों आवश्यक है।
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